MAKALAH KEARSIPAN (sistem abjad)

Posted by : M ULUL AZMI UMAM Wednesday, 5 June 2013

MAKALAH

“ KEARSIPAN “

Sistem Abjad

DISUSUN OLEH :

1. Elvita Apresia Wati (13.11.1519)

2. Lukman Hakim (13.11.1536)

3. Maulia Andawari (13.11.1521)

4. Meinando Ventura H.M.D (13.11.1522)

5. Muh. Ulul Azmi umam (13.11.1523)

6. Mukarromah (13.11.1524)

7. M. Sofyan Sauri (13.11.1520)

8. Nachnoer Nuklir R.A (13.11.1523)

KONSENTRASI MANAJEMEN ADMINISTRASI TRANSPORTASI UDARA

PROGRAM STUDI MANAJEMEN ADMINISTRASI

AKADEMI MANAJEMEN ADMINISTRASI

YOGYAKARTA

2013

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Ilahi Rabbi yang mana dengan Rahmat dan Hidayahnya kami dapat menyelesaikan makalah ini. Kami menyadari dalam penulisan makalah ini jauh dari sempurna karena keterbatasan dan kemampuan yang penulis miliki. Oleh karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang sifatnya membangun untuk perbaikan penulisan laporan ini. Namun demikian kami berharap makalah ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca pada umumnya dan khususnya bagi kami sebagai penulis.

Bahan Pembuatan Makalah Kearsipan ini kami dapat dari berbagai referensi dan media serta dengan pengetahuan dan pendapat dari kami. Pada kesempatan ini izinkanlah kami mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu menyumbangkan tenaga, pikiran dan materi baik moril maupun materil serta dorongan kepada kami dalam menyelesaikan penulisan makalah ini, sehingga makalah ini dapat terselesaikan.

Yogyakarta 9 April 2013

Penulis

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .................................................................................................................

KATA PENGANTAR .................................................................................................................

DAFTAR ISI .................................................................................................................

BAB I PENDAHULUAN .................................................................................................................

A. JENIS TIKET .................................................................................................................

B. CARA MEMESAN TIKET PESAWAT .......................................................................................

BAB II HASIL KEGIATAN ..............................................................................................................

A. Deskripsi Kegiatan .................................................................................................................

B. Logo Maskapai .................................................................................................................

C. Cara Handling .................................................................................................................

D. Rute , Jumlah dan Harga .................................................................................................................

BAB III KESIMPULAN .................................................................................................................

BAB IV LAMPIRAN .................................................................................................................

BAB I

PENDAHULUAN

A.Latar Belakang

Setiap kantor pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi, kegiatan administrasi pada suatu kantor pada dasarnya juga mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau produk dari suatu kantor adalah surat, formulir dan laporan. Pengelolaan surat, formulir dan laporan yang dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada akhirnya akan berhubungan dengan kearsipan.

Menurut kamus administrasi, kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan dokumen-dokumen secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi dokumen-dokumen itu dapat ditemukan secara cepat (Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, 2005:2).

Suatu kantor juga selalu membutuhkan bantuan data dan informasi untuk menyelesaikan pekerjaan dan mengefektifkan manajemennya untuk dapat mencapai tujuan-tujuan dengan baik.

Salah satu cara yang dilakukan oleh kantor tersebut dalam menghadapi perkembangan teknologi adalah dengan memiliki suatu sistem informasi yang cukup baik, cepat dan teliti. Nilai informasi ditentukan oleh lima karakteristiknya, yaitu ketelitian, ketepatan waktu, kelengkapan, keringkasan dan kesesuaian, karena dengan hal ini akan membantu kelancaran pekerjaan dalam kantor tersebut. Untuk mewujudkan hal tersebut arsip sangat berperan penting dalam sebuah kantor baik secara Konvesional (Manual) ataupun Digital.

Dalam sebuah kantor arsip diperlukan untuk memberi pelayanan kepada pihak lain dan untuk keperluan informasi intern dalam kantor tersebut. Oleh karena itu arsip sangat berpengaruh pada seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan disegala bidang yang terdapat dalam sebuah kantor. Arsip juga merupakan pusat ingatan dari sebuah kantor, dengan arsip dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki kantor tersebut sehingga dapat ditentukan sasaran yang akan dicapai dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal. Informasi yang diperoleh melalui arsip juga dapat menghindarkan salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi pekerjaan.

Sistem pengelolaan dalam arsip meliputi berbagai kegiatan dalam mengklasifikasikan surat, memberi kode, menyimpan surat, memelihara secara tepat sampai mengenai cara penyingkiran dan pemusnahan surat yang sudah tidak dipergunakan lagi. Sistem sendiri adalah sekelompok komponen yang teratur yang saling berkaitan dengan rencana yang dibuatnya dalam rangka mencapai tujuan. Sedangkan pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi / proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan (Ibnu Syamsi, 1994:8).

Apabila arsip yang dimiliki oleh sebuah kantor kurang baik pengelolaannya,dapat mengakibatkan sulitnya menemukan informasi yang telah disimpan dan akhirnya dapat menghambat tahapan proses pekerjaan selanjutnya. Mengingat peran arsip sangat penting, maka sebaiknya arsip dikelola menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar.

B. RUMUSAN MASALAH

Arsip mempunyai peran penting bagi sebuah kantor maka arsip perlu dikelola menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar, sehingga apabila ada pihak yang membutuhkan arsip tersebut akan dapat disajikan dengan cepat dan tepat. Banyak faktor yang mempengaruhi agar kearsipan mempunyai citra yang positif antara lain adalah kerapihan penyimpanan, petugas yang terdidik dan terampil, kemudahan untuk menyimpan, menemukan kembali arsip, terjaminnya keamanan arsip dan sebagainya.

Dewasa ini masih banyak orang yang apabila mendengar istilah “arsip” maka terbayanglah pada mereka tentang tumpukan kertas kotor, penuh debu, ruangan yang kotor, penuh kertas berserakan, dengan petugas yang tidak bergairah, kurang terdidik dan sebagainya.Hal ini dapat merugikan kedudukan petugas arsip dan dapat pula mengakibatkan citra Negatif terhadap pelaksanaan pengelolaan kearsipan menjadi kurang baik. Belum lagi arsip yang berserakan, tidak teratur, sulit ditemukan kembali, dijual belikan di pasar, atau dipergunakan sebagai pembungkus makanan dan lain-lain. Kejadian ini akan lebih merusak citra kearsipan pada sebuah kantor dan akan menghambat kelancaran pekerjaan dalam kantor tersebut.

Demi kelancaran semua pekerjaan, sebuah kantor harus mempunyai suatu sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar,baik secara Manual maupun Digital.

Berdasarkan uraian diatas,maka kami dapat merumuskan masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana pelaksanaan pengelolaan arsip manual dan digital yang meliputi system penyimpanan, peminjaman, penemuan kembali, pemeliharaan dan pengamanan serta pemindahan dan pemusnahan arsip.

2. Bagaimana kendala-kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan arsip secara Manual dan Digital.

C.TUJUAN PENELITIAN

Berdasarkan Judul yang kami ambil,maka tujuam yang ingin dicapai adalah sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui pelaksanaan pengolahan arsip secara Konvensional(Manual) & Digital(Eletronis)

2. Untuk mengetahui kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan pegolahan arsip baik secara Konvensional(Manual)&Digital(Eletronis).

D.MANFAAT PENELITIAN

· Manfaat secara praktis

a. Bagi lembaga akademik diharapkan dapat memberikan masukan dalam pengembangan ilmu pengetahuan terutama ilmu manajemen dan dapat digunakan sebagai dasar untuk penelitian selanjutnya.

b. Bagi kami yaitu,untuk meningkatkan pengetahuan dan pengalaman terutama pada masalah yang berhubungan dengan pengelolaan arsip.

· Manfaat secara teoritis

a. Sebagai bahan pemahaman teori yang diperoleh selama di bangku kuliah ke dalam dunia kerja yang nyata.

b. Mengkaji atau mengkonfirmasi tentang sistem pengelolaan arsip secara Konvensional & Digital yang baik dan benar.

E.TEKHNIK PENGUMPULAN DATA

Data yang diperlukan dalam menyelesaikan Makalah ini dikelompokan menjadi 2,yaitu:

a.Data primer,yaitu data yang didapatkan secara langsung melalui observasi yang kami lakukan di dua tempat yaitu di kantor pusat Arsip Nasional(ARNAS) dan di Kantor TRANS TV.

b.Data sekunder,yaitu data yang diperoleh melalui metode studi pustaka.

BAB II

LANDASAN TEORI

Kearsipan Sistem Abjad

Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad.
Contoh: Kearsipan Sistem Abjad.

Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama korespondennya serta disusun berdasarkan abjad sesuai dengan warkat yang ada.

Abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menentukan dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad, tanpa melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga dengan sistem arsip langsung (direct filing system)

Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena:

Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama.
Petugas menginginkan agar dokumen dari nama yang sama.
Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak.
Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.

ISTILAH-ISTILAH DALAM SISTEM ABJAD :

Kode
Adalah tanda atau simbol yang dibubuhkan pada lembaran warkat. Kode ditulis dengan pensil pada lembaran warkat sebagai pedoman penyimpanan.
Indeks
Suatu daftar atau tabel yang dipergunakan dalam pekerjaan kearsipan.
Mengindeks
Kegiatan membagi nama/judul atas beberapa unit.
Unit
Bagian terkecil dari suatu nama/judul.
KodeArsip
Diambil dari abjad pertama dari unit pertama.

Peraturan Mengindeks

Dalam sistem abjad, biasanya yang di indeks dan diberi kode adalah nama orang, perusahaan, instansi pemerintah serta organisasi/perhimpunan.

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Orang, dibedakan atas:

Peraturan mengindeks nama orang Indonesia

a.1.	Nama Tunggal, yaitu nama yang terdiri dari satu kata diindeks sebagai mana nama itu ditulis. Contoh:

a.2.	Nama Ganda, adalah nama yang terdiri dari lebih satu kata diindeks berdasarkan nama akhir. Contoh:

a.3.	Nama keluarga, suku dan marga. Nama orang yang diikuti nama keluarga (Jawa), atau nama suku/marga/kaum (Minang, Batak, dll) diindeks berdasarkan nama keluarga, suku, marga, dll Contoh:

a.4.	Nama yang memakai singkatan di depan atau di belakang Contoh:

a.5.	Nama yang memakai gelar kebangsawanan, keagamaan, kesarjanaan dan kepangkatan. Contoh:

a.6.	Nama orang Indonesia dengan urutan kelahiran (orang Bali) diutamakan nama diri, diikuti urutan kelahiran dan gelar kalau ada.

a.7.	Nama yang didahului nama Baptis, maka yang diindeks adalah nama aslinya.

a.8.	Nama wanita yang diikuti nama suami, keluarga suami,atau nama orang tuanya termasuk nama yang memakai tanda hubung diutamakan nama suami, keluarga suami atau nama keluarganya.

a.9.	Nama yang memakai kata bin, binti, dan al. Diindeks menjadi satu nama dalam satu unit. Contoh:

a.10.	Nama orang yang masih memakai ejaan lama, diindeks berdasarkan nama dalam ejaan tersebut dan diberi Lembar penunjuk silang untuk melihat nama dalam ejaan baru Contoh:

Peraturan mengindeks nama orang asing, yang dibedakan atas :

b.1.	Nama orang Barat, Jepang, India, Korea dan sejenisnya, diindeks berdasarkan nama keluarga dan biasanya terdapat setelah nama asli. Contoh:

b.2.	Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks sebagai satu kata. Contoh:

b.3.	Nama ketiga (surname) orang barat yang diikuti dengan Prefiks (awalan) Seperti : A, D, Del, Dela, Des, L, Le, Mc, St, Fitzs, dll. Contoh:

b.4.	Nama orang Cina dan Korea. Diindeks tetap nama keluarga, karena nama keluarga berada di depan nama Contoh:

Kode Perusahaan

Peraturan Mengindeks

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Perusahaan

Nama perusahaan pada umumnya
Nama perusahaan, toko, kantor, yang diutamakan adalah nama yang dipentingkan baru diikuti jenis badan hukum atau kegiatannya.
Contoh :
Nama Bank atau Perusahaan yang disingkat
Harus diperpanjang kemudian diindeks sesuai nama.
Contoh :
Nama perusahaan yang terdiri dari angka dan nama perusahaan yang menggunakan huruf, dan yang memakai tanda penghubung.
Contoh :
Nama badan usaha yang bergerak dibdang pendidikan
Contoh :

Kode Instansi Pemerintah

Peraturan Mengindeks

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Instansi Pemerintah

Nama Instansi/Lembaga Pemerintah
Yang diindeks adalah nama pokok dari instansinya, sifat organisasinya ditempatkan dalam kurung, tapi bila sifat organisasi diiringi nama tunggal, maka sifat organisasi ikut diindeks mengutamakan nama pokok organisasi.
Contoh :
Nama Instansi Negara Asing
Diindeks unit politik negara yang bersangkutan.
Contoh :

Kode Organisasi

Peraturan Mengindeks

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Organisasi dan Perhimpunan

Diindeks kata pengenal terpenting dari nama itu dan sifat organisasi ditempatkan pada unit terakhir.
Contoh :

Merancang Daftar Klasifikasi

Dalam merancang klasifikasi abjad nama-nama dikelompokkan atas 4 kelompok, yaitu:

Nama Perorangan
Nama Perusahaan
Instansi Pemerintah
Nama Organisasi dan Perhimpunan

Setelah nama diindeks kemudian surat-surat diklasifikasikan berdasarkan abjad mulai dari A sampai Z, tapi bila terdapat sejumlah nama yang sama maka penyusunan dilakukan berdasarkan huruf kedua, ketiga dan seterusnya.

Contoh :

A,B,C,…………………………………Z

Aa,Ab,Ac,……………………………Az

Aba,Abb,Abc,………………………Abz

Aca, Acb, Acc, …………………………Acz

Bila nama-nama telah diindeks itu disusun dan dikelompokkan berdasarkan abjad, maka nama-nama tersebut dapat diurut sbb :

Aan,Jamaan	Baenulhaq	Carli	Dahrul
Abas,Abdul	Bainulhakim	Carlianis	Darman,Iskandar
Abbas,Yasir	Badrianus	Channe	Dasman,Yusar
Abdul,Yadi	Badri,Mutia	Cherry,Retno	Dirman,Asri

Jenis Perlengkapan Sistem Abjad

Jenis-jenis peralatan kearsipan sistem abjad adalah :

FillingCabinet
Guide
MapFolder
KotakSortir
KartuIndeks

Prosedur Penyimpanan Arsip

Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip:

Pengumpulan Surat
Surat-surat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada bagian kearsipan.
Memeriksa
Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan, dengan melihat adanya tanda “perintah simpan” (release mark) yang diterapkan oleh atasan di atas surat bersangkutan. Atau petugas memang yakin bahwa surat sudah selesai diproses dan boleh disimpan.
Mengindeks
Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan kemudian menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad.
Untuk surat masuk, yang dapat diindeks adalah nama pengiriman atau nama penanda tangan surat.

Contoh:
Nama Badan Pengirim adalah PT Waringin, dan penandatangannya adalah Sukoco Katim, SH. Biasanya yang dipilih sebagai indeksnya adalah Nama Badan, karena cendrung tidak berubah dibanding dengan nama penandatangan surat, kecuali surat perorangan.

Cara Mengindeks:
PT.Waringin Indeks Waringin PT
Surat ini akan disimpan pada abjad W dan label mapnya adalah W.
Memberi Kode
Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang sudah diindeks sebagai unit-unit diberi tanda. Misalnya, lingkaran dengan warna merah dan angka 1 untuk unit 1,angka 2 untuk unit 2 dan angka 3 unit 3 dan seterusnya.

Dengan adanya tanda ini petugas dapat menempatkan surat di dalam map yang sudah ada, atau membuatkan map individu baru bila surat-suratnya baru dipindahkan dari map campuran karena jumlah suratnya sudah lebih dari 5 pucuk.

Dengan adanya tanda/kode juga memudahkan petugas mengembalikan surat ke dalam laci, bila surat keluar karena dipinjam.
Menyortir
Adalah mengelompokkan surat kedalam kelompok abjad masing masing, agar memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir yaitu menyimpan. Sortir ini penting untuk surat-surat yang banyak, kalau suratnya sedikit (tidak lebih dari 25 pucuk) tidak perlu dilakukan sortir. Dengan adanya sortir, petugas didalam menyimpan surat tidak perlu pulang-balik dari meja ke almari arsip, tapi dapat menyimpannya perkelompok abjad.
Menempatkan
Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati hati. Kalau tejadi kekeliruan menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya maka surat tersebut dapat disebut hilang. Bila volume surat yang disimpan cukup banyak, maka pencarian kembali akan sukar dilakukan.
Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan menurut peraturan yang berlaku.

Prosedur Penemuan Kembali

Prosedur Penemuan Kembali (Finding)

Jika ada pihak lain yang meminta/meminjam arsip yang disimpan, maka petugas arsip menempuh langkah-langkah sebagai berikut:

Menanyakan jenis arsip yang akan dipinjam.
Menentukan kode berdasarkan nama yang telah di indeks.
Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (out slip) bila yang dipinjam 1 lembar arsip. Jika yang dipinjam 1 folder harus dibuat outfoldernya.

Contoh surat out slip:

Cara penyimpanan dan penemuan kembali arsip dalam lemari arsip sistem abjad.
Misalnya:
Surat diterima dari langganan Sukri Ahmad, diindeks menjadi Ahmad,Sukri
Setelah diindeks kodenya adalah A atau Ah , maka surat di simpan di dalam laci A-Z, di belakang guide A, di dalam folder A.

Jika kodenya dibuat Ah, maka surat dapat disimpan di dalam laci ABC, di belakang guide A, di dalam folder Ah .
Atau di dalam laci A, di belakang guide A, di dalam folder Ah bagi yang membuat laci-laci sebanyak abjad. Begitu juga dalam penemuan kembali arsip.

Menyerahkan arsip kepada peminjam
Arsip yang diinginkan diberikan kepada peminjam.

BAB III

PEMBAHASAN

Pengertian Kearsipan Sistem Abjad

Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad.

Contoh: Kearsipan Sistem Abjad.

Karton penyekat abjad

Map ordner sistem abjad

Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama korespondennya serta disusun berdasarkan abjad sesuai dengan warkat yang ada.

Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menentukan dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad, tanpa melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga dengan sistem arsip langsung (direct filing system)

Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena:

Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama.
Petugas menginginkan agar dokumen dari nama yang sama.
Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak.
Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.

ISTILAH-ISTILAH DALAM SISTEM ABJAD :

Kode
Adalah tanda atau simbol yang dibubuhkan pada lembaran warkat. Kode ditulis dengan pensil pada lembaran warkat sebagai pedoman penyimpanan.
Indeks
Suatu daftar atau tabel yang dipergunakan dalam pekerjaan kearsipan.
Mengindeks
Kegiatan membagi nama/judul atas beberapa unit.
Unit
Bagian terkecil dari suatu nama/judul.
Kode Arsip
Diambil dari abjad pertama dari unit pertama.

Peraturan Mengindeks

Dalam sistem abjad, biasanya yang di indeks dan diberi kode adalah nama orang, perusahaan, instansi pemerintah serta organisasi/perhimpunan.

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Orang, dibedakan atas:

Peraturan mengindeks nama orang Indonesia

a.1.	Nama Tunggal, yaitu nama yang terdiri dari satu kata diindeks sebagai mana nama itu ditulis.

a.2.	Nama Ganda, adalah nama yang terdiri dari lebih satu kata diindeks berdasarkan nama akhir.

a.3.	Nama keluarga, suku dan marga. Nama orang yang diikuti nama keluarga (Jawa), atau nama suku/marga/kaum (Minang, Batak, dll) diindeks berdasarkan nama keluarga, suku, marga, dll.

a.4.	Nama yang memakai singkatan di depan atau di belakang Contoh:

a.5.	Nama yang memakai gelar kebangsawanan, keagamaan, kesarjanaan dan kepangkatan.

a.6.	Nama orang Indonesia dengan urutan kelahiran (orang Bali) diutamakan nama diri, diikuti urutan kelahiran dan gelar kalau ada.

a.7.	Nama yang didahului nama Baptis, maka yang diindeks adalah nama aslinya.

a.8.	Nama wanita yang diikuti nama suami, keluarga suami,atau nama orang tuanya termasuk nama yang memakai tanda hubung diutamakan nama suami, keluarga suami atau nama keluarganya.

a.9.	Nama yang memakai kata bin, binti, dan al. Diindeks menjadi satu nama dalam satu unit.

a.10.	Nama orang yang masih memakai ejaan lama, diindeks berdasarkan nama dalam ejaan tersebut dan diberi Lembar penunjuk silang untuk melihat nama dalam ejaan baru.

Peraturan mengindeks nama orang asing, yang dibedakan atas :

b.1.	Nama orang Barat, Jepang, India, Korea dan sejenisnya, diindeks berdasarkan nama keluarga dan biasanya terdapat setelah nama asli.

b.2.	Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks sebagai satu kata.

b.3.	Nama ketiga (surname) orang barat yang diikuti dengan Prefiks (awalan) Seperti : A, D, Del, Dela, Des, L, Le, Mc, St, Fitzs, dll.

b.4.	Nama orang Cina dan Korea. Diindeks tetap nama keluarga, karena nama keluarga berada di depan nama.

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Perusahaan

Nama perusahaan pada umumnya
Nama perusahaan, toko, kantor, yang diutamakan adalah nama yang dipentingkan baru diikuti jenis badan hukum atau kegiatannya.
Nama Bank atau Perusahaan yang disingkat
Harus diperpanjang kemudian diindeks sesuai nama.
Nama perusahaan yang terdiri dari angka dan nama perusahaan yang menggunakan huruf, dan yang memakai tanda penghubung.
Nama badan usaha yang bergerak dibdang pendidikan

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Instansi Pemerintah

Nama Instansi/Lembaga Pemerintah
Yang diindeks adalah nama pokok dari instansinya, sifat organisasinya ditempatkan dalam kurung, tapi bila sifat organisasi diiringi nama tunggal, maka sifat organisasi ikut diindeks mengutamakan nama pokok organisasi.
Nama Instansi Negara Asing
Diindeks unit politik negara yang bersangkutan.

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Organisasi dan Perhimpunan

Diindeks kata pengenal terpenting dari nama itu dan sifat organisasi ditempatkan pada unit terakhir.

Merancang Daftar Klasifikasi

Dalam merancang klasifikasi abjad nama-nama dikelompokkan atas 4 kelompok, yaitu:

Nama Perorangan
Nama Perusahaan
Instansi Pemerintah
Nama Organisasi dan Perhimpunan

Contoh :

A, B, C,…………………………………Z

Aa, Ab, Ac, ……………………………Az

Aba, Abb, Abc, ………………………Abz

Aca, Acb, Acc, …………………………Acz

Bila nama-nama telah diindeks itu disusun dan dikelompokkan berdasarkan abjad, maka nama-nama tersebut dapat diurut sbb :

Aan,Jamaan	Baenulhaq	Carli	Dahrul
Abas,Abdul	Bainulhakim	Carlianis	Darman,Iskandar
Abbas,Yasir	Badrianus	Channe	Dasman,Yusar
Abdul,Yadi	Badri,Mutia	Cherry,Retno	Dirman,Asri

<!–Penambahan Spasi Kosong ke bawah –>

Jenis Perlengkapan Sistem Abjad

Jenis-jenis peralatan kearsipan sistem abjad adalah :

a) Filling Cabinet

b) Guide

c) Map Folder

d) Kotak Sortir

e) Kartu Indeks

Prosedur Penyimpanan Arsip

Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip:

Pengumpulan Surat
Surat-surat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada bagian kearsipan.
Memeriksa
Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan, dengan melihat adanya tanda “perintah simpan” (release mark) yang diterapkan oleh atasan di atas surat bersangkutan. Atau petugas memang yakin bahwa surat sudah selesai diproses dan boleh disimpan.
Mengindeks
Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan kemudian menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad.
Untuk surat masuk, yang dapat diindeks adalah nama pengiriman atau nama penanda tangan surat.

Contoh:
Nama Badan Pengirim adalah PT Waringin, dan penandatangannya adalah Sukoco Katim, SH. Biasanya yang dipilih sebagai indeksnya adalah Nama Badan, karena cendrung tidak berubah dibanding dengan nama penandatangan surat, kecuali surat perorangan.

Cara Mengindeks: PT.Waringin Indeks Waringin PT
Surat ini akan disimpan pada abjad W dan label mapnya adalah W.

4. Memberi Kode
Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang sudah diindeks sebagai unit-unit diberi tanda. Misalnya, lingkaran dengan warna merah dan angka 1 untuk unit 1,angka 2 untuk unit 2 dan angka 3 unit 3 dan seterusnya.

Dengan adanya tanda ini petugas dapat menempatkan surat di dalam map yang sudah ada, atau membuatkan map individu baru bila surat-suratnya baru dipindahkan dari map campuran karena jumlah suratnya sudah lebih dari 5 pucuk.

Dengan adanya tanda/kode juga memudahkan petugas mengembalikan surat ke dalam laci, bila surat keluar karena dipinjam.

Menyortir
Adalah mengelompokkan surat kedalam kelompok abjad masing masing, agar memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir yaitu menyimpan. Sortir ini penting untuk surat-surat yang banyak, kalau suratnya sedikit (tidak lebih dari 25 pucuk) tidak perlu dilakukan sortir. Dengan adanya sortir, petugas didalam menyimpan surat tidak perlu pulang-balik dari meja ke almari arsip, tapi dapat menyimpannya perkelompok abjad.
Menempatkan
Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati hati. Kalau tejadi kekeliruan menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya maka surat tersebut dapat disebut hilang. Bila volume surat yang disimpan cukup banyak, maka pencarian kembali akan sukar dilakukan.
Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan menurut peraturan yang berlaku.

Prosedur Penemuan Kembali (Finding)

Jika ada pihak lain yang meminta/meminjam arsip yang disimpan, maka petugas arsip menempuh langkah-langkah sebagai berikut:

Menanyakan jenis arsip yang akan dipinjam.
Menentukan kode berdasarkan nama yang telah di indeks.
Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (out slip) bila yang dipinjam 1 lembar arsip. Jika yang dipinjam 1 folder harus dibuat out foldernya.

Jika kodenya dibuat Ah, maka surat dapat disimpan di dalam laci ABC, di belakang guide A, di dalam folder Ah. Atau di dalam laci A, di belakang guide A, di dalam folder Ah bagi yang membuat laci-laci sebanyak abjad. Begitu juga dalam penemuan kembali arsip.

Menyerahkan arsip kepada peminjam
Arsip yang diinginkan diberikan kepada peminjam.

BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

ISTILAH-ISTILAH DALAM SISTEM ABJAD :

a. Kode
Adalah tanda atau simbol yang dibubuhkan pada lembaran warkat. Kode ditulis dengan pensil pada lembaran warkat sebagai pedoman penyimpanan.

b. Indeks
Suatu daftar atau tabel yang dipergunakan dalam pekerjaan kearsipan.

c. Mengindeks
Kegiatan membagi nama/judul atas beberapa unit.

d. Unit
Bagian terkecil dari suatu nama/judul.

e. Kode Arsip
Diambil dari abjad pertama dari unit pertama.

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Organisasi dan Perhimpunan

1. Merancang Daftar Klasifikasi

a. Nama Perorangan

b. Nama Perusahaan

c. Instansi Pemerintah

d. Nama Organisasi dan Perhimpunan

. 2. Jenis Perlengkapan Sistem Abjad

a. Filling Cabinet

b. Guide

c. Map Folder

d. Kotak Sortir

e. Kartu Indeks

3. Prosedur Penyimpanan Arsip

a. Pengumpulan Surat.

b. Memeriksa

c. Mengindeks

d. Memberi Kode

e. Menyorti.

f. Menempatkan

g. Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan menurut peraturan yang berlaku.

4. Prosedur Penemuan Kembali (Finding)

Jika ada pihak lain yang meminta/meminjam arsip yang disimpan, maka petugas arsip menempuh langkah-langkah sebagai berikut:

a. Menanyakan jenis arsip yang akan dipinjam.

b. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah di indeks.

c. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (out slip) bila yang dipinjam 1 lembar arsip. Jika yang dipinjam 1 folder harus dibuat out foldernya.

d. Menyerahkan arsip kepada peminjam
Arsip yang diinginkan diberikan kepada peminjam.