Archive for 11/12/13
A. Pengertian Organisasi
Organisasi
meurut para ahli adalah:• Organisasi Menurut Stoner "Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama."[1]
• Organisasi Menurut James D. Mooney "Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama."[2]
• Organisasi Menurut Chester I. Bernard "Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih."[3]
• Organisasi Formal. Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional. Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya.
• Organisasi Informal. Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung, belajar bersama anak-anak sd, kemping ke gunung pangrango rame-rame dengan teman, dan lain-lain.
A. Definisi Sistem Informasi
Manajemen
Informasi
dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti
halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung
kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat
dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi,
dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber
daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu,
yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan
pesaingnya.
Disamping
itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik.
Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak
informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data).
Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain
sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan
langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan
dalam mendesain sistem baru. Sebuah perusahaan mengadakan transaksi-transaksi
yang harus diolah agar bisa menjalankan kegiatannya sehari-hari.
Daftar
gaji harus disiapkan, penjualan dan pembayaran atas perkiraan harus dibutuhkan:
semua ini dan hal-hal lainnya adalah kegiatan pengolahan data dan harus
dianggap bersifat pekerjaan juru tulis yang mengikuti suatu prosedur standar
tertentu. Komputer bermanfaat utnuk tugas-tugas pengolahan data semacam ini,
tetapi sebuah sistem informasi menajemen melaksanakan pula tugas-tugas lain dan
lebih dari sekedar sistem pengolahan data. Adalah sistem pengolahan informasi
yang menerapkan kemampuan komputer untuk menyajikan informasi bagi manajemen
dan bagi pengambilan keputusan. Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai
sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi,
penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya.
Lapisan
berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi
manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri dair sumber daya sistem informasi
untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian
manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi utnuk mendukung
perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen.
Definisi sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal orang
adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan
informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan
dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan
perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan
keputusan, dan sebuah “data base”.
Konsep Dasar Informasi
Terdapat beberapa definisi, antara
lain :
1. Data yang diolah menjadi bentuk
yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
2. Sesuatu yang nyata atau setengah
nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau
kejadian. Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan
naik, akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi
akan dilakukan.
3. Data organized to help choose
some current or future action or nonaction to fullfill company goals (the
choice is called business decision making).
Nilai Informasi Suatu informasi
dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya
mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir
keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai
efektivitasnya
Sistem Manusia/Mesin Berdasarkan
Komputer
Pada
dasarnya orang dapat membahas sistem informasi manajemen tanpa komputer, tetapi
adalah kemampuan komputer yang membuat SIM terwujud. Persoalannya bukan dipakai
atau tidaknya komputer dalam sebuah sistem informasi manajemen, tetapi adalah
sejauh mana berbagai proses akan dikomputerkan.
Gagasan suatu sistem informasi/keputusan berdasarkan komputer berarti automatisasi
total. Konsep sistem manusia/mesin menyiratkan bahwa sebagian tugas sebaiknya
dilaksanakan oleh manusia, dan lainnya lebih baik dilakukan oleh mesin. Dalam
sebagian terbesar persoalan, manusia dan mesin membentuk sebuah sistem gabungan
dengan hasil yang diperoleh melalui serangkaian dialog dan interaksi antara
komputer dan seorang manusia pengolah.
Kenyataan bahwa sebuah SIM adalah
berdasarkan komputer berarti bahwa para perancang harus memilih pengetahuan
cukup mengenai komputer dan penggunaannya dalam pengolahan informasi. Konsep
manusia/mesin bahwa perancang sebuah sistem informasi manajemen harus memahami
kemampuan manusia sebagai pengolah informasi dan perilaku manusia dalam
mengambil keputusan.
Sistem Terpadu dengan “Data Base”
Sebuah
sistem terpadu berdasarkan pada anggapan bahwa harus ada integrasi antara data
dan pengolahan. Integrasi data dicapai melalui “data base”. Pada sebuah sistem
pengolahan informasi, “data base” terdiri dari semua data yang dapat dijangkau
oleh sistem. Pada SIM berdasarkan komputer, istilah “data base” biasanya
dipakai khusus untuk data yang dapat dijangkau secara langsung oelh komputer.
Manajemen sebuah “data base” adalah sebuah sistem perangkat lunak komputer yang
disebut sebagai sebuah sistem manajemen “data base”. Sesuatu penerapan yang
mamakai sebuah item (butir) data akan mengambil item data yang sama, yang hanya
sekali disimpan dan disediakan untuk semua penerapan. Suatu peremajaan dari
sebuah item data membuatnya sesuai untuk semua pemakaian.
Pengolahan
terpadu dicapai melalui sebuah perencanaan sistem secara menyeluruh. Biasanya
sistem dirancang sebagai suatu gabungan beberapa subsistem dan bukan sebagai
sebuah sistem tunggal. Perancangan sistem ini dapat berupa sebuah komputer
pusat besar, atau dapat pula merupakan sebuah jaringan kerja beberapa komputer
kecil. Gagasan pokoknya adalah paduan terencana dari berbagai penerapan yang
layak dan efektif.
Dukungan Operasi
Kecenderungan
dalam pengolahan transaksi pada sistem-sistem mutakhir adalah menuju
pengumpulan data secara “online” dan permintaan informasi (inquiry) secara
online pula. Kemampuan memperoleh informasi secara online sangat besar
peranannya dalam mendukung informasi. Ini berarti bahwa setiap petugas yang
berwenang dapat memperoleh jawaban langsung atas sesuatu permintaan informasi
seperti posisi terakhir perkiraan seorang pelanggan atau sediaan yang ada untuk
jenis barang tertentu.
Pemanfaatan Manajemen dan Model
Keputusan
Model-model
pembantu keputusan ynag dipakai dalam sistem dapat berupa model cerdas
(intelligence model) untuk menemukan persoalan, model keputusan (decision
model) utnuk mengenali dan menganalisis penyelesaian yang mungkin, dan berbagai
model pilihan seperti model optimisasi (optimization model) yang memberikan
suatu penyelesaian optimal atau metode pemuas untuk memutuskan atas sebuah
penyelesaian yang memuaskan. Dengankata lain, diperlukan berbagai ancanagan
anlitis dan permodelan untuk memenuhi berbagai situsi yang memerlukan
keputusan.
B. Kegunaan / Fungsi Sistem
Informasi Manajemen
Supaya
informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen,
maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang
dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing
tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya.
Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan
dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi
memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik
yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis.
Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi
data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.
Beberapa kegunaan/fungsi sistem
informasi antara lain adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan aksesibilitas data
yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa
mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan
keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
3. Mengembangkan proses perencanaan
yang efektif.
4. Mengidentifikasi
kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
5. Menetapkan investasi yang akan
diarahkan pada sistem informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami
konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.
7. Memperbaiki produktivitas dalam
aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.
8. Organisasi menggunakan sistem
informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan
pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
9. Bank menggunakan sistem informasi
untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan
transaksi yang terjadi.
10. Perusahaan menggunakan sistem
informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar
konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
11. SIM untuk Pendukung Pengambilan
Keputusan Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana
keputusan diambil, dapat tertutup atau terbuka. Sebuah sistem keputusan
tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukkan yang tidak diketahui
dari lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap:
(a). Mengetahui semua perangkat
alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing-masing,
(b). Memiliki metode (aturan,
hubungan, dan sebagainya) yang memungkinkan dia membuat urutan kepentingan
semua alternatif,
(c). Memilih alternatif yang
memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume penjualan, atau kegunaan.
Konsep
sebuah sistem keputusan tertutup jelas menganggap orang rasional yang secara
logis menguji semua alternatif, mengurutkan berdasarkan kepentingan hasilnya,
dan memilih alternatif yang membawa kepada hasil yang terbaik/maksimal. Model
kuantitatif pengambilan keputusan biasanya adalah model sistem keputusan
tertutup.
Sebuah sistem keputusan terbuka memandang keputusan sebagai berada dalam
suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tak diketahui. Keputusan dipengaruhi
oleh lingkungan dan pada gilirannya proses keputusan kemudian mempengaruhi
lingkungan. Pengambilan keputusan dianggap tidak harus logis dan sepenuhnya
rasional, tetapi lebih banyak memperlihatkan rasionalitas hanya dalam batas
yang dikemukakan oleh latar belakang, pandangan atas alternatif, kemampuan
menangani suatu model keputusan, dan sebagainya.
12. SIM Berdasarkan
Aktivitas/Kegiatan Manajemen
Kegiatan
dan proses informasi untuk tiga tingkat adalah saling berhubungan. Contohnya
pengendalian inventaris pada tingkatan operasional bergantung pada proses yang
tepat dari transaksi; pada tingkat dari pengendalian manajemen, pembuatan
keputusan tentang keamanan persediaan dan frekuensi memesan lagi bergantung
pada pembetulan ringkasan dari hasil operasi-operasi; pada tingkat strategi,
hasil dalam operasi-operasi dan pengendalian manajemen yang dihubungkan pada
tujuan-tujuan strategi, saingan tindak tanduk dan sebagainya untuk mencapai
strategi inventaris. Tampaknya terdapat kontras tajam antara ciri-ciri
informasi untuk perencanaan pengendalian dan taktis berada di tengahnya.
13. Sistem Informasi Untuk
Pengendalian Operasional Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar
kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian
operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah ditentukan
lebih dahulu. Sebagian besar keputusan bisa diprogramkan.
Pendukung pemrosesan untuk
pengendalian operasi terdiri dari :
a. Proses transaksi
b. Proses laporan
c. Proses pemeriksaan
Beberapa contoh di bawah ini
menggambarkan jenis dukungan keputusan yang dapat dibuat dalam sistem
pengendalian operasional :
a. Suatu transaksi penarikan kembali
sediaan menghasilkan suatu dokumen transaksi. Pengolahan transaksi juga dapat
menyelidiki persediaan yang ada, dan memutuskan apakah suatu pesanan pembelian
sediaan harus diadakan.
b. Suatu pemeriksaan terhadap file
pegawai menjelaskan keperluan untuk suatu posisi. Komputer menyelidiki file pegawai
menggunakan program untuk memilih kandidat secara kasar.
c. Laporan rutin dihasilkan secara
periodik. Tetapi suatu aturan keputusan yang diprogramkan dalam suatu prosedur
pengolahan laporan bisa menciptakan laporan khusus dalam suatu bidang masalah.
Contoh : suatu analisis pesanan yang masih belum dilayani setelah 30 hari.
14. Sistem Informasi Untuk
Pengendalian Manajemen Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh manajer
departemen untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian,
merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, dna
mengalokasi sumber daya. Proses pengendalian manajemen memerlukan jenis
informasi berikut :
1) Pekerjaan yang telah direncanakan
(standar, ekspektasi, anggaran, dll)
2) Penyimpangan dari pekerjaan yang
telah direncanakan
3) Sebab penyimpangan
4) Analisis keputusan atau arah
tindakan yang mungkin
Database untuk pengendalian
manajemen terdiri dari dua elemen utama : (1) database dari operasional, dan
(2) rencana, anggaran, standar, dll yang mendefinisikan perkiraan tentang
pelaksanaan, juga beberapa data eksternal seperti perbandingan industri dan
indeks biaya.
Proses untuk mendukung keputusan
kegiatan pengendalian manajemen adalah sebagai berikut :
1) Model perencanaan dan anggaran
2) Program-program laporan
penyimpangan
3) Model-model analisis masalah
4) Model-model keputusan
5) Model-model
pemeriksaan/pertanyaan
Keluaran dari sistem informasi
pengendalian manajemen adalah : rencana dan anggaran, laporan yang terjadwal,
laporan khusus, analisissituasi masalah, keputusan untuk penelaahan, dan jawaban
atas pertanyaan.
15. Sistem Informasi Untuk
Perencanaan Strategis Tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan
strategi dimana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya. Horison waktu
untuk perencanaan strategis cenderung lama, sehingga perubahan mendasar dalam
organisasi bisa diadakan, sebagai contoh :
a. Suatu rantai pertokoan dapat
memustuskan untuk mengubah menjadi usaha melalui pesanan
b. Suatu toko serba ada dengan toko
di pusat kota dapat memutuskan untuk mengubah menjadi suatu toko obral di luar
kota.
Aktifitas
perencanaan strategis tidak harus terjadi dalam suatu siklus periode seperti
kegiatan pengendalian manajemen. Kegiatan ini memang agak tidak teratur,
meskipun beberapa perencanaan strategis bisa dijadwalkan ke dalam perencanaan
tahunan dan siklus penganggaran. Beberapa jenis data yang berguna dalam
perencanaan strategis menunjukkan ciri data :
a. Prospek ekonomi bagi bidang
kegiatan perusahaan dewasa ini.
b. Lingkungan politik dewasa ini dan
perkiraan masa mendatang
c. Kemampuan dan prestasi organisasi
menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).
d. Proyeksi kemampuan dan prestasi
masa mendatang menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan
dewasa ini).
e. Prospek bagi industri di daerah
lain.
f. Kemampuan saingan dan saham pasar
mereka.
g. Peluang bagi karya usaha baru.
h. Alternatif strategi
i. Proyeksi kebutuhan sumber daya
bagi alternatif beberapa strategi.
Dukungan
sistem informasi untuk perencanaan strategis tidak bisa selengkap seperti bagi
pengendalian manajemen dan pengendalian operasional. Namun demikian sistem
informasi manajemen dapat memberi bantuan yang cukup pada proses perencanaan
strategis, misalnya:
a. Evaluasi kemampuan yang ada
didasarkan atas data internal yang ditimbulkan kebutuhan pengolahan
operasional.
b. Proyeksi kemampuan mendatang
dapat dikembangkan oleh data masa lampau dan diproyeksikan ke masa mendatang
c. Data pasar dan persaingan yang
mungkin bisa direkam dalam database komputer.
16. SIM Berdasarkan Fungsi
Organisasi Sistem informasi manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasi
subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi.
Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi yntuk membentuk semua
proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya, walaupun akan menyangkut
database, model base dan beberapa program komputer yang biasa untuk setiap
subsistem fungsional. Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat
aplikasi untuk proses transaksi, pengendalian operasional, pengendalian
manajemen, dan perencanaan strategis.
2. APA SISTEM INFORMASI PERUSAHAAN
ITU..?
Sistem
informasi perusahaan adalah suatu sistem berbasis computer yang dapat melakukan
semua tugas akuntansi standatr bagi semua unit organisasi secara terintegrasi
dan terkoordinasi.
SIM
Perusahaan saat ini mengakumulasi seluruh data transaksi akuntansi dari bagian
manu faktur, penjualan, pembelian, sumber daya manusia, dan berbagai fungsi
bisnis lain. Data itu berhubungan dengan sumber daya organisasi dan perencanaan
tidak dapat dilakukan tanpa memahami bagaimana tiap penjualan. tiap unit yang
diproduksi, dan tiap tindakan tanpa mempengaruhi keseluruhan organisasi.
KELAYAKAN SISTEM INFORMASI
PERUSAHAAN
System
informasi perusahaan merupakan pengeluaran modal yang besar dan harus
dievaluasi dengan cara yang sama seperti investasi besar lain yang akan
dilakukan oleh organisasi. Yang memperumit investasi itu adalah karena
investasi tersebut memerlukan lebih dari sekedar pengeluaran uang yang besar.
Manajemen seluruh organisasi harus berkomitmen untuk melaksanakan proses
bisnis yang memungkinkan tiap proses bisnis lain di dalam organisasi melihat
dan memahami trnasaksi tersebut. Kerumitannya adalah kenyataan bahwa banyak
keuntungan SIM perusahaan tidak bersifat financial .
Kelayakan Ekonomis
Jika keuntungan melebihi biaya yang
ditargetkan, maka suatu proyek layak secara ekonomis. Akan tetapi sebagian
besar kerugiannya berasal dari biaya konsultasi dan pendukung, yang merupakan
tambahan atas biaya perangkat lunak dan perangakat ERP yang mula-mula
perusahhan pertimbangkan saat membut analisis kelayakan.
Kelayakan Teknis
SIM
perusahaan dapat dianggap sebagai aplikasi canggih yang didasarkan pada system
manajemen database karena data disimpan disatu database, transaksi yang terjadi
berbagai operasi yang tersebar secara geografis mungkin menjadi masalah. Satu
hal yang penting SIM perusahaan yang dioperasi kan oleh organisasi besar yang
tersebar secara geografis umumnya memerlukan teknologi informasi terkini.
PENERAPAN SYSTEM INFORMASI
PERUSAHAAN
Penerapan
SIM perusahaan umumnya berlangsung sekitar dua tahun. penyebab periode waktu
yang panjang bukan hanya kerumitan dan ruang lingkup proyek tetapi juga
keharusan untuk berurusan dengan system warisan. system warisan adalah system
yang umumnya melaksanakan proses bisnis inti perusahaan tetapi dikembangkan
bertahun-tahun lalu dan tidak mencakup teknologi dan metodelogi terbaru.
KEGAGALAN SISTEM INFOMASI PERUSAHAAN
Kegagalan sistem infomasi perusahaan
mencakup proyek yang ditinggalkan sebelum penerapan atau diterapkan begitu
gagal sehingga organisasi kembali ke sistem infomasi yang dahulu. Ini merupakan
biaya yang buruk karena organisasi umumnya telah menginvestasikan jutaan dolar
dan banyak jam kerja dalam proyek SIM perusahaan. Namun kegagalan system
informasi perusahaan tidak berarti bahwa organisasi menyerah sepenuhnya.
Organisasi tersebut dapat mencoba lagi.
Organisasi dapat meminimalkan
kemungkinan kegagalanSIM perusahaan dengan mengambil langkah-langkah
1. Mengerti kerumitan organisasi
2. Mengenali proses yang dapat
menurun nilainya bila standarisasi dipaksakan
3. Mencapai consensus dalam
organisasi sebelum memutuskan menerapkan system informasi perusahaan
MASA DEPAN SISTEM INFORMASI
PERUSAHAAN
Manajemen
sumber daya perusahaan (enterprise resource management) adalah gerakan untuk
merencanakan dan mengendalikan berbagai proses bisnis dengan mengendalikan
deskripsi proses dan data.
Alat –alat pengembangan ERP yang
dipercepat
Waktu
dua tahun untuk penerapan SIM perusahaan terlalu lama bagi banyak organisasi.
Mereka mungkin memiliki pasar yang terlalu bergejolak, mereka mungkin
organisasi kecil tanpa sumber daya yang cukup untuk mendukung proyek selama dua
tahun, atau mereka mungkin perlu bereaksi cepat untuk mendukung SIM perusahaan
pesaing. apa pun alasan nya, penjual ERP harus memuaskan pelanggan untuk
mempertahan kan pertumbuhan industri yang fenomenal.
