Sebelum membicarakan arti manajemen, akan lebih dahulu dibicarakan mengenai
pengertian administrasi sebab kata administrasi dengan manajemen mempunyai pengertian
yang saling terkait. Jelasnya, mempelajari ilmu manajemen berarti mempelajari
ilmu administrasi, demikian pula sebaliknya, mempelajari ilmu administrasi
saling terkait pula mempelajari ilmu manajemen.
1.
PENGERTIAN MANAJEMEN DAN
ADMINISTRASI
Administrasi dapat dibedakan dalam dua pengertian, yaitu arti sempit dan
arti luas.
Administrasi dalam arti sempit, yaitu berasal dari kata
"administratie" (bahasa Belanda) yang meliputi kegiatan:
catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan
sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan/clecial work. Jadi, tata usaha
adalah bagian kecil dari kegiatan administrasi dalam arti luas.
Administrasi dalam arti luas, yaitu dari kata "administration"
(bahasa Inggris). Pengertian administrasi dalam arti luas dapat dilihat dari definisi-definisi
di bawah ini yang diberikan oleh para tokoh administrasi.
2.
RUANG LINGKUP ADMINISTRASI DAN
MANAJEMEN
Administrasi Sebagai Ilmu dan Seni
Administrasi sebagai ilmu pengetahuan baru berkembang sejak akhir abad
yaqng lalu, tetapi adaministrasi sebagai suatu seni atau administrasi dalam
prktik, timbul bersamaan dengan timbulnya peradaban manusia.
Sebagai
ilmu pengetahuan admistrasi merupakan suatu penomena masyrakat yang baru,
karena baru timbul suatu cabang daripada ilmu-ilmu sosial, termasuk
perkrmbangannya di Indonesia. Sekalipun administrasi sebagai ilmmu pengetahuan
baru bberkembang di Indinesia, dengan membawa prinsip-prinsip yang universal,
akan tetapi dalam praktiknya harus disesuaikan dengan situasi dan kondisi
Indonesia dengan memperhatikan faktor-faktor yang mempunyai pengaruh terhadap
perkembangan ilmu adaministrasi sebagai suatu disiplin ilmiah yang berdiri
sendiri.
Perkembangan di bidang administrasi dalam rangka peningkatan kemampuan
administratif, bukan saja diperuntukkan dalam lingkungan pemerintahan saja,
tetapi juga bagi organisasi-organisasi swasta, terutama dalam rangka
pelaksanaan pembangunan nasional. Adapun ilmu sosial yang mempunya kaitan erat
dengan ilmu administrasi ialah Ilmu Politik, Ilmu Hukum, Ilmu Ekonomi, Sejarah,
Ilmu Jiwa, Filosofi, Antropologi, dan Etnologi.
I. Arti Administrasi
Administrasi
dalam arti sempit yaitu dari kata administratie (bahasa Belanda), yang meliputi
kegiatan ; catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda,
dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan. Jadi Tata Usaha adalah
bagian kecil kegiatan daripada administarsi yang akan dipelajari.
Administrsi
dalam arti luas dari kata administration (bahasa, Inggris), di bawah ini akan
dikemukakan beberapa pendapat arti atau definisi dari pada administrasi dalam
arti luas, yaitu :
a.
Menurut Leonard D. White,
Administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha
kelompok, negara atau swasta, sipil atau
militer, usaha yang besar atau kecil, dan sebagainya.
b.
H. A. Simon, dkk, Administrasi
sebagai kegiatan dari pada kelomopk yang mengadakan kerjasama untuk
menyelesaikan tujuan bersama.
c.
William H. Newman, Administrasi
didefinisikan sebagai bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan daripada
usaha-usaha kelompok individu-individu terhadap tercapainya tujuan bersama.
Setelah
mengetahui beberapa definisi administrasi, maka ciri-ciri administrasi tersebut
di atas dapat digolongkan :
1.
Adanya kelompok manusia, yaitu
kelompok yang terdiiri atas dua orang attau lebih.
2.
Adanya kerjasama dari kelompok
tersebut.
3.
Adanya kegiatan, prose, usaha.
4.
Adanya bimbingan, kepemimpinan,
dan pengawasan.
5.
Adanya tujuan.
Penggolongan Ilmu Administrasi
a.
Aministrasi dapat dibedakan dalam
dua golongan, yaitu :
b.
Administrasi negara, yaitu
kegiatan-kegaiatan atau proses atau usaha di bidang kenegaraan.
c.
Administrasi swasta atau niaga,
yaitu kegiatan-kegiatan atau proses atau usaha yang diilakukan dibidang swasta.
d.
Perbedaan administrasi negara dan
administrasi swasta. Di bawah ini dijelaskan ruang lingkup kegiatan anatara
administrsi negara dan administrsi swasta.
Administrasi Negara
Bertujuan memeberikan pelayanan yang sebaik-baiknya pada masyarakat.
Pencapaian tujuannya berdasarkan ketentuan
atau peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Kegiatannya mengutamakan kebenaran sesuai dengan prosedur yang telah
ditentukan.
Bersifat monopolistik karena sifatnya mengutamakan kepentingan umum.
Kegiatannya ditujukan bagi kepentingan kesejahteraan rakyat banyak.
Administrasi Swasta
Bertujuan memeproleh untung sebesar-besarnya.
Pencapain tujuannya dilakukan dengan kebijaksanaan yang bersifat
menguntungkan.
Tidak selalu terikat dengan prosedur yang berlaku tetapi mengutamakan hasil
yang dicapai.
Pengelompokan Bidang Administrasi Dan Teknis-Teknis Fungsional
Dalam pelaksanaan tuggas pekerjaan baik oleh pemerintah maupun swasta dalam
teorinya dapat dibagi:
Bidang administrasi
Bidang teknis fungsional.
Pada bidang administrasi dapat
dikelompokkan :
Administasi umum
Teknik-teknik penegelolaan
Administrasi bidang pembangunan
Studi manajemen pendidikan masih cenderung melihat sesuatu yang tampak di
mata (tangible), kurang memperhatikan sesuatu yang tidak kelihatan (intangible)
seperti nilai, tradisi dan norma yang menjadi budaya organisasi, dan ada di
dalam sebuah organisasi. Beberapa tahun terakhir orangbanyak beranggapan bahwa
strategi, struktur, dan sistem adaah fokus dan faktor yang menjadi pendorong
kusuksesan organisasi.
Namun menurut Ouchi (1983) dan Key (1999) menyatakan bahwa kesuksesan
organisasi justru terletak pada budaya organisasi yang meliputi nilai, tradisi,
norma, yang direkat oleh kepercayaan, keakraban dan tanggung jawab yang
menentukan kesuksesan organisasi.
Sedangkan menurut Basri (2004)
menyatakan bahwa budaya organisasi dapat dijadikan sebagai kekuatan organisasi
apabila budaya organisasi tersebut dikelola dengan baik. Untuk dapat mengelola
budaya organisasi diperlukan pimpinan yang transformatif, memahami filosofi
organisasi, mampu merumuskan visi, misi organisasi, dan menerapkannya melalui
proses perencanaan organisasi.
Administrasi Umum
Administrasi umum dapat dibagi :
Administrasi negara
Administrasi swasta
Teknik-teknik penegelolaan
Teknik-teknik penegelolaan diarahkan terhadap kemampuannya dalam
pelaksanaan tugas sehari-hari yang menggunakan teknik-teknik tertentu.
Aministrasi Bidang Pembangunan
Terdapat beberapa pendapat dalam
administrasi bidang pembangunan :
a. Administrasi bidang pembangunan
adalah administrasi suatu proyek atau sektor pembangunan
b. Administrasi bidang pembangunan
ini dilihat dari proses administrasi bidang pembangunan. Bidang ini meliputi :
1.
Perumusan kebijaksanaan
pembangunan
2.
Perencanaan dan penyusunan
program
3.
Pelaksanaan rencana dan program
pembangunan
4.
Pengawasan dan pengendalian.
c. Administrasi bidang pembangunan
ini dilihat dari pembangunan administrasi atau penyempurnaan administrasi,
meliputi ;
1.
Kelembagaan
2.
Ketatalaksanaan
3.
Kepegawaian
4.
Sarana dan fasilitas kerja.
Bidang
teknis fungsional, yaitu yang menyangkut bidang teknis sesuai dengan tugas
pokok departemen atau instansi yang bersangkutan.
Bidang teknis fungsional yang
merupakan substansi teknis dari suatu departemen atau instansi, miasalnya :
Ilmu kesehatan adalaha substansi teknis dari Departemen kesehatan
Ilmu pertanian adalah substansi teknis dari departemen pertanian
Ilmu keuangan adalah substansi teknis dari departemen keunagan
Ilmu pendidikan dan kebudayaan adalah substansi teknis dari departemen
pendidikan dan kebudayaan
Ilmu perpajakan adalah substansi teknis dari Direktorat Jendral Pajak
Ilmu Kepegawaan adalah substansi teknis dari Badan Administrasi Kepegawaian
Negara
Ilmu administrasi negara adalah substansi teknis dari Lembaga Administrasi
Negara.
Disamping
adanyateknis fungsional masih terdapat adanya teknik murni, yaitu bidang teknik
yang masih dikembangkan sebagai ilmu pengetahuan melaui pendidikan adan
penelitian. Teknik murni ini beleum menjadi substasi teknis dari suatu
departemen atau instansi, tetapi masih dimiliki oleh lembaga-lembaga pendidikan
tinggi yang ada. Untuk lebih jelasnya dapat dijelaskan sebagai berikut :
Ilmu Kesehatan atau kedokteran adalah menjadi subjek teknis pada Fakultas
Kedokteran
Ilmu Pertanian adalah menjadi subjek teknis pada Fakultas pertanian
Ilmu Teknik Sipil adalah menjadi subjek teknis pada Fakultas Teknik
(Teknologi).
1.
Kecakapan Admnistratif dan Teknis
Di muka sudah dikemukakan bahwa
setiap bidang pekerjaan pada prinsipnya dapat dibagi atas administrasi atau
manajemen dan teknis. Oleh karena itu pada setiap pemimpin pekerjaan,
diperlukan dua macam keterampilan yaitu ;
Keterampilan Administratif
Keterampilan Teknis.
Henry Fayol, berpendapat bahwa bila seorang pimpinan
tingkat bawah akan dipromosikan pada tingkat jabatan yang lebih tinggi maka ia
harus menambah (keterampilan administrasi atau manajemen) baik melaui
pendidikan penjenjangan ataupun latihan di bidang tersebut.
Dalam
pengertian ini berlaku suatu aksioma
semakin tinggi kedudukan atau jabatan seseorang di dalam organisasi, semakin
banyak memerlukan keterampilan adaministrasi atau manajemen, dan semakin kurang
memerlukan keterampilan teknis. Sebaliknya semakin rendah kedudukan atau
jabatan seseorang di dalam organisasi, semakin banyak memerlukan keterampilan
teknis, dan semakin kurang memerlukan keterampilan adaministrasi atau
manajemen.
2.
Efisiensi dan Efektifitas
1. Tujuan daripada adaministrasi dan
manajemen adalah untuk mencapai hasil secara efektif dan efisien. Dengan kata lain adalah pencapaian
tujuan dengan hasil yang berhasil guna (efektif) dan berdaya guna (efisien).
H. Emerson berpendapat bahwa yang dimaksud dengan efisiensi adalah perbandingan
yang terbaik antara infut dan output, anatara keuntungan denggan biaya (antara
hasil pelaksanaan dengan sumber-sumber yang dipergunakan), yang dimaksud dengan
input, ialah semua sumber yaitu sarana dan prasarana yang digunakan dalam
proses produksi barang maupun jasa. Sedangkan yang dimaksud dengan output
adalah hasil produksi yang berwujud
barang dan jasa.
2. H. Emerson juga mmenjelaskan arti
daripada efektifitas, yaitu pengukuran dalam arti tercapainya sasaran atau
tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Bila
sasaran atau tujuan telah tercapai
sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya adalah efektif. Jadi kalau
tuuan atau sasaran itu tidakk selesai
sesuai dengan waktu yang telah ditentukan, pekerjaan itu tidak efektif.
3. Efektifitas didalam pekerjaan
pemerintah
Suatu tujuan atau sasaran yang telah
tercapai sesuai dengan rencana adalah efektif, tetapi belum tentu efisien.
Suatu pekerjaan pemerintah sekalipun tidak efisien dalam arti inpuut atau
output, tetapi tercapainya tujuan itu dadalah
efektif sebab mempunyai efek atau pengaruh yang besar terhadap
kepentingan masyarakat banyak, baik politik, ekonomi, sosial, dan sebagainya.
4. Efisiensi di dalam pekerjaan
pemerintah
Suatu
hal yanng sukar untuk mengukur efisiensi di dalam pekerjaan pemerintah. Lain
halnya di dalam organisasi niaga, pengukuran itu secara relatif tidak begitu
sukar, kaerana sesuatu siukur bredasarkan atas keuntungan.
Pendapat lain bahwa efisiensi pada
pekerjaan pemerintah dapat dilakukan bila para aparatur pemerintahnya, dapat
menterjemahkan kehendak daripada
masyarakat di dalam suatu proses pengambilan keputusan dan melaksanakan
keputuusan itu di dalam suatu cara yang terbaik.
3.
Perbedaan dan kesamaan arti
adminitrasi dan manajemen
Setelah kita mengetahui arti
daripada administrasi, maka selanjutnya perlu diketahui arti daripada manajemen
itu sendiri. Di bawah ini dikemukakan beberapa pendapat yang tidak membedakan
arti adminitrasi dan manajemen atau pengunaan artinya saling berkaitan antara
dua kata tersebut.
1) Pendapat yang mempersamakan arti
dan manajemen
William H. Newman dalam bukunya jelas-jelas tidak membedakan adminitrasi
dengan manajemen. Apa yang dimaksud dengan arti adminitrasi, termasuk pula
dalam arti manajemen.
M. E.Dimock dalam bukunya mengemukakan dua kata itu saling kait mengait, ia
memberikan devinisi adminitrasi sebagai berikut :
(Adminitrasi atau manajemen) adalah
suatu pendekatan yang terencana terhadap pemecahan semua macam masalah yang
kebanyakan terdapat pada setiap individu atau kelompok baik negara atau swasta.
2) Pendapat yang membedakan arti
adminitrasi dan manajemen
Dalton E. Mc. Farland dalam bukunya manajemen membedakan arti administrasi
dan manajemen sebagai berikut :
Administrasi
ditujukan terhadap penentuan tujuan pokok dan kebijaksanaannya, sedangkan
manajemen ditujukan terhadap pelaksanaan kegiatan dengan maksud menyelesaikan
atau mencapai tujuandan pelaksanaan kebijaksanaan. Ordway Tead juga tegas-tegas
membedakan arti adminitrasi dan manajemen.
Persamaan dan Perbedaan Administrasi dengan Manajemen
Menurut
Panglaykim dan Tanzil (1986: 34), jika manajemen menetapkan kebijaksanan yang
harus dituruti, maka administrasi yang menyelenggarakannya. Sedangkan menurut
Sutisna (1987), dalam pemakaian secara umum administrator dan manajer dikatakan
sama. Persamaan lain yakni administrasi dan manajemen sama-sama menjalankan
fungsi ‘to control’ yang berarti mengatur dan mengurus.
Tidak
semua orang menganggap istilah manajemen dan administrasi memiliki makna yang
sama, dan pada kenyataannya memang tidak selamanya keduanya memiliki makna yang
sama apalagi jika dihubungkan dengan konteks situasi lembaga. Umumnya, pada
lembaga pemerintahan istilah yang dipergunakan adalah administrasi, sedangkan
pada lembaga-lembaga komersil istilah manajemen lebih banyak digunakan.
Istilah manajemen mempunyai makna yang lebih marketable dan bergengsi.
Sejalan dengan itu, istilah administrasi khususnya dalam dunia pendidikan
seakan-akan hanya diartikan sebagai pekerjaan tulis menulis,
kearsipan/pembukuan, dan lain sebagainya yang berkaitan dengan ketatausahaan.
Hal ini senada dengan yang diungkapkan Sutisna (1987) bahwa administrasi lebih
cocok digunakan pada lembaga-lembaga pemerintah yang mengutamakan kepentingan
sosial, sedang manajemen cocok untuk lembaga-lembaga swasta yang lebih
mengutamakan komersial.
Walaupun sebetulnya antara administrasi dan manajemen berbeda sifat, namun
antara keduanya sering disamakan. Di bawah ini dapat ditemui beberapa pendapat
oleh para cendekiawan atau ilmuwan yang tidak membedakan antara administrasi
dan manajemen atau paling sedikit penggunaan artinya saling berkaitan antara 2
kata tersebut.
William H. Newman dalam bukunya Administration Action, jelas-jelas tidak
membedakan antara administrasi dan manajemen. Apa yang dimaksud administrasi,
termasuk dalam arti manajemen. Sekalipun bukunya disebut/dinamakan
Administrative Action, tetapi isinya ialah "The techiques of organization
and management".
M.F. Dimock dalam bukunya Public Administration, mengemukakan dua kata yang
saling kait mengait. Ia memberikan definisi administrasi sebagai berikut.
"Administration (or management) is a planned approach to the solving ofall
kinds of problems in almost every individual or group activity both publics or
private". (Administrasi atau manajemen adalah suatu pendekatan rencana
terhadap pemecahan/semua macam masalah yang kebanyakan terdapat pada setiap
individu atau kelompok, baik negara atau swasta) Dari definisi di atas jelas
bahwa antara administrasi dengan manajemen tidak ada perbedaan, namun
disamakan.
Seperti diketahui bahwa antara manajemen dan administrasi itu dua-duanya
berbeda, maka untuk memperjelas pendalaman kita terhadap dua kata administrasi
dan manajemen tersebut, dapat dikutip pendapat para ilmuwan seperti di bawah
ini.
Dalton B. Me. Farland dalam bukunya Management membedakan administrasi
dengan manajemen sebagai berikut. "Administration refers to the
determination of major aims and policies, where as management refers to the
carrying out of operation designed to accomplish the aims and effective
policies". (Administrasi ditunjukkan terhadap penentuan tujuan pokok dan
kebijakannya, sedangkan manajemen ditunjukkan terhadap pelak¬sanaan kegiatan
dengan maksud menyelesaikan/mencapai tujuan dan pelaksanaan kebijakan yang
telah diambil).
Pendapat lain adalah yang diberikan oleh Ordway Tead. Tead tegas-tegas
membedakan arti administrasi dengan manajemen. Hal ini dapat ditemukan dalam
buku Mc. Farland yang berjudul Management Principle and Practices, halaman 11
yang berbunyi sebagai berikut. "Administration is the process and agency
which is responsible for the diterminition of the aims for which an
organization and its management are to achive... etc." (Administrasi
adalah suatu proses dan badan yang bertanggung jawab untuk menentukan tujuan,
di mana organisasi dan manajemen digariskan, dan sebagainya).
Sedangkan “Management is the process and agency which directs and guides
the operation of organization in the realizing of established aims ... etc."
(Manajemen adalah suatu proses dan badan yang secara langsung memberi petunjuk,
bimbingan kegiatan dari suatu organisasi dalam merealisasi tujuan yang telah
ditetapkan, dan sebagainya).
Berdasarkan dua pengertian yang membedakan administrasi dan manajemen di
atas, maka untuk memperjelas diberikan contoh sebagaimana dianut dalam Tata
Negara Republik Indonesia. MPR sebagai penentu kebijaksanaan dan Garis-garis
Besar Haluan Negara yang berlaku dalam periode 5 tahunan merupakan
administrasi, sedangkan pemerintah di bawah pimpinan presiden yang
melaksanakan. Merealisasikan kebijaksanaan dan GBHN yang ditetapkan oleh
administrasi merupakan manajemen.
Dari uraian penjelasan di atas, bahwa administrasi sifatnya menentukan
garis besar suatu kebijakan umum (general policies). Sedangkan manajemen
prosesnya ialah bagaimana secara langsung kegiatan-kegiatan itu dilakukan untuk
merealisasi (melaksanakan) suatu tujuan, dengan pemberian petunjuk, bimbingan,
pengetahuan, dan pengaturan tindakan-tindakan yang diarahkan sedemikian rupa
pada suatu usaha untuk merealisasi tujuan yang telah ditetapkan.
Lebih jauh lagi dapat disimpulkan bahwa dalam administrasi terdapat
manajemen dan organisasi. Organisasi dalam pengertian sebagai wadah, atau
tempat di mana metode yang ditentukan dan direalisasikan dapat melalui
pemberian bimbingan dan pengaturan dari tindakan-tindakan.
